Lettera di impegno all’assunzione: cos’è e come funziona? + modello gratuito

La lettera di impegno all’assunzione è un contratto preliminare tra azienda e futuro dipendente. Questa scrittura privata viene utilizzata, infatti, come accordo preliminare tra le parti, una sorta di garanzia di una futura assunzione. Si tratta di uno step molto importante nel processo di recruiting, perché il suo scopo primario è definire i termini e le condizioni della posizione che il candidato ricoprirà una volta assunto ufficialmente, anticipando dunque i contenuti del futuro rapporto di lavoro. La lettera crea una sorta di vincolo, utile a far sì che l’impegno preso da entrambe le parti venga rispettato fino alla firma del contratto ufficiale. Bisogna sottolineare che questo documento non comporta adempimenti amministrativi o la necessità di essere comunicato al Centro per l’impiego.

Di certo, si tratta di uno strumento che, insieme a tutti gli altri previsti dagli Applicant Tracking System come quello di Personio, concorre al miglioramento della candidate experience, ponendo le basi per un rapporto di fiducia con l’azienda. 

Sicuramente, entrambi i documenti sono finalizzati all’inserimento in azienda del candidato. La differenza sta nel fatto che la lettera rappresenta un impegno, una sorta di “promessa”, mentre il contratto di lavoro determina l’assunzione in modo formale. Ciò comporta, ovviamente, una differenza sostanziale anche nelle modalità di risoluzione di eventuali contenziosi tra azienda e lavoratore. A differenza della lettera, infatti, il contratto chiarisce le situazioni in cui è prevista la possibilità di ricorrere alle dimissioni volontarie e definisce le cause di licenziamento da parte dell’azienda. Infine, stabilisce tempi e modi per la risoluzione dei contenziosi.

Come accennato in precedenza, l’azienda può ricorrere a questo tipo di scrittura privata quando vuole assumere una risorsa già impiegata presso un altro datore di lavoro. Questo documento serve all’azienda per costruirsi una garanzia di assunzione. Inoltre, può essere utile al datore di lavoro anche per assicurarsi un candidato per una posizione non ancora disponibile (ad esempio per l’apertura di una nuova filiale, di un nuovo reparto, ecc.), ma non bisogna dimenticare che la lettera di proposta di assunzione può fornire anche una rassicurazione concreta al candidato, nel caso debba dare le dimissioni dal suo vecchio posto di lavoro: questa scrittura privata rappresenta infatti una forma di tutela anche nei confronti del futuro dipendente, che potrà licenziarsi dal suo impiego senza temere eventuali ripensamenti da parte della nuova azienda. 

La lettera di proposta di assunzione può precedere qualsiasi forma di assunzione, che si tratti di un contratto a tempo determinato, un contratto a tempo indeterminato o anche un contratto di apprendistato. L’aspetto interessante dell’impiego di questo tipo di scrittura privata è che non si limita a specifici livelli di inquadramento e conserva la sua validità in qualsiasi circostanza. Dunque, è utilizzabile anche per un neoassunto. Va specificato, comunque, che la lettera di proposta all’assunzione è valida solo per i lavoratori dipendenti e che non è permesso ricorrere a questo strumento per l’assunzione di un lavoratore autonomo.

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A questo punto ti starai chiedendo quali siano le informazioni presenti in una lettera di impegno all’assunzione. Di seguito trovi un elenco contenente gli elementi che non possono mancare: 

• Dati identificativi di azienda e dipendente

• Data di inizio del contratto

• Tipologia di contratto

• Luogo di lavoro

• Orario di lavoro

• CCNL di riferimento

• Qualifica e inquadramento

• Retribuzione

• Bonus o benefit concordati

• Durata del periodo di prova, se previsto

• Autorizzazione al trattamento dei dati personali

• Termini di preavviso in caso di recesso

• Eventuali impegni di riservatezza

• Eventuale patto di non concorrenza

• Clausola risolutiva in caso di inadempienza di una delle parti coinvolte

Il momento della firma della lettera di impegno è cruciale nel processo di assunzione, sia per l’azienda che per chi si candida. Con la firma di questo documento preliminare il candidato o la candidata conferma di accettare l’impiego proposto. Da questo momento, l’azienda si impegna a riservare la posizione lavorativa e avviare le procedure per l’inclusione della nuova risorsa nell'organico, dalla definizione del suo ruolo, alla pianificazione di una sua eventuale formazione, fino all’allocazione delle risorse necessarie. Per chi si candida, firmare la lettera significa impegnarsi ad accettare l'offerta di lavoro nel momento in cui verrà formalizzata. Entrambe le parti beneficiano della certezza di un accordo preliminare, guadagnando tempo e risorse. Tuttavia, è importante notare che la lettera di impegno non costituisce un contratto di lavoro definitivo e le circostanze possono cambiare, anche se offre una base solida per il proseguimento del rapporto professionale.

Per capire quanto potere vincolante abbia realmente la lettera di impegno all’assunzione, dobbiamo distinguere tra due casi:

• Il caso in cui la lettera venga firmata da entrambe le parti: in questo caso, il suo contenuto è vincolante per azienda e candidato/a e instaura tra loro un obbligo giuridico. Ciò significa che chi non rispetta quanto stabilito dall’accordo preliminare potrà andare incontro alla richiesta di risarcimento del danno provocato.

• Il caso in cui la lettera venga firmata solo dal datore di lavoro: in questo caso, il suo contenuto è vincolante solo per il datore di lavoro, mentre il lavoratore non ha l’obbligo di accettare le condizioni stabilite attraverso la lettera.

E se una delle parti cambiasse idea su alcune delle condizioni stabilite nel contratto preliminare? Come abbiamo visto, i termini e le condizioni presenti nella lettera di impegno riflettono quello che sarà il contenuto del contratto definitivo. Se l’azienda o il lavoratore dovessero avere dei ripensamenti su alcuni punti, potrebbero apportare delle modifiche alla lettera di impegno. Ma, in questi casi, bisogna considerare che qualsiasi cambiamento potrebbe produrre un conflitto con la parte opposta; ciò potrebbe verificarsi soprattutto in caso di cambiamenti riguardanti retribuzione, luogo di lavoro, aggiunta di un patto di prova non presente nella lettera di impegno, ecc. Ad ogni modo, ogni eventuale modifica sarà rilevante nel momento della firma del contratto definitivo.

Bisogna ribadire che la lettera di impegno non rappresenta un contratto di lavoro definitivo tra le parti; dunque, è certamente possibile optare per la recessione. Può succedere, ad esempio, che la persona candidata non sia più interessata alla posizione lavorativa offerta perché ha trovato un impiego migliore. In situazioni come questa è bene affrontare il tutto con attenzione e delicatezza. Una comunicazione tempestiva e la spiegazione dei motivi di questa decisione sono dei gesti che dimostrano sicuramente professionalità e rispetto da parte dei candidati nei confronti dell’azienda. 

Le conseguenze di questa decisione dipendono, però, soprattutto dalla presenza o meno di clausole di risoluzione in casi di inadempienza o termini di recesso che stabiliscano i termini di preavviso e le condizioni per il recesso. In alcuni casi, le clausole di risoluzione potrebbero comportare la facoltà dell’azienda di richiedere un’ingiunzione di pagamento per il danno subito. Il danno dovrà essere quantificato in base a quanto stabilito dalla clausola o, in assenza di indicazioni specifiche, secondo la decisione di un tribunale.

Cosa accade, invece, se il lavoratore lascia il vecchio impiego per essere assunto secondo l’accordo stipulato attraverso la lettera di impegno ma poi, improvvisamente, il datore di lavoro si tira indietro, rinunciando all’accordo? Anche il lavoratore può ricorrere alle clausole di risoluzione per inadempienza previste dalla lettera di impegno. Nello specifico, la persona candidata può optare per la richiesta di risarcimento del danno o per la richiesta di adempimento dell’impegno di assunzione. Nel primo caso, se previsto dalla clausola, l’azienda ha l’obbligo di risarcire il danno causato alla persona candidata. La richiesta di adempimento, che è una tutela di tipo giudiziale, comporta invece che il lavoratore debba rivolgersi al tribunale per chiedere che sia data esecuzione a quanto sottoscritto dall’azienda con la lettera di impegno. 

La lettera di impegno all’assunzione rappresenta un passo molto importante per l’instaurazione di una prima connessione professionale tra azienda e lavoratore. Questa prima connessione serve a porre le basi per un rapporto di lavoro incentrato sulla chiarezza e sulla fiducia. Di fatto, se entrambe le parti rispettano quanto stabilito in questo accordo preliminare, dimostrano la propria serietà e correttezza ed esprimono un chiaro interesse reciproco. Inoltre, questo strumento è molto utile ad accelerare il processo di assunzione perché consente all’azienda e al candidato di prepararsi per tempo al momento della firma del contratto di lavoro, agevolando anche la gestione delle risorse da parte dell’azienda. Se usata correttamente, dunque, la lettera di impegno incrementa le probabilità di un rapporto di lavoro duraturo e basato sulla fiducia, contribuendo al benessere di entrambe le parti.

È possibile procedere alla sottoscrizione di questo documento dopo una prima fase di negoziazione tra le parti, durante la quale vengono stabiliti i dettagli dell’offerta di lavoro come: retribuzione, benefit, orario di lavoro, ecc.

Non esiste una norma o una disposizione legislativa che obblighi le parti a ricorrere alla forma scritta della lettera di impegno. Tuttavia, la sua funzione di creare un accordo preliminare tra le parti richiede inevitabilmente la firma di un documento scritto.